لماذا تُعد إدارة الوقت أمرًا مهمًا أثناء السفر في مهام العمل
تعد إدارة الوقت أثناء السفر لأغراض العمل أمرًا بالغ الأهمية. ففي خضم التنقل من رحلة جوية إلى أخرى، وإتمام إجراءات تسجيل الوصول في الفنادق، وحضور الاجتماعات، والقيام بالمسؤوليات المتعلقة بالعمل، غالبًا ما نشعر بأننا بحاجة إلى ساعات إضافية.من خلال تطبيق الاستراتيجيات والتخطيط الدقيق، يمكنك إتقان إدارة الوقت أثناء رحلات العمل. حقق أقصى قدر من الإنتاجية في رحلات عملك.بفضل خطة واقعية وبعض الأنظمة القابلة للتكرار، يمكنك إتقان إدارة الوقت أثناء رحلات العمل وتحقيق أقصى قدر من الإنتاجية في رحلاتك دون أن تصاب بالإرهاق.قائمة مراجعة سريعة قبل السفر (احفظها)
● تأكد من هدف الرحلة: ما الذي يجب تحقيقه لكي تكون الرحلة ناجحة؟ ● تأكيد الالتزامات الثابتة: الرحلات الجوية، وتسجيل الوصول والمغادرة في الفنادق، والاجتماعات، وخدمات النقل. ● احرص على الحجز المسبق حيثما أمكن: خدمات النقل من وإلى المطار، وقاعات الاجتماعات، ووجبات العشاء مع العملاء. ● التحضير للأعمال التي تتم دون اتصال بالإنترنت: المستندات، والمواد المقررة للقراءة، ومجموعات الشرائح، وقائمة المهام. ● تخصيص وقت احتياطي: للتأخيرات، وازدحام المرور، وطوابير التفتيش الأمني، ووقت التعافي.النصيحة 1: ضع جدولاً زمنياً واقعياً مسبقاً
يُعد وضع جدول زمني واقعي مسبقًا حجر الزاوية في إدارة الوقت أثناء السفر لأغراض العمل. ويُعد وجود جدول زمني منظم بمثابة دليل لرحلة العمل وخطة للاستفادة القصوى من وقتك وطاقتك.وإليك كيفية القيام بذلك:
افهم قدراتك: اعلم أن لكل شخص حدوده. تجنب حشر عدد كبير جدًا من الأنشطة في يوم واحد. بدلاً من ذلك، احرص على وضع جدول زمني متوازن يتيح لك الوفاء بالتزاماتك المهنية دون إرهاق نفسك.ضع في اعتبارك الترتيبات اللوجستية المتعلقة بالسفر: احسب وقت التنقل بين الاجتماعات، وظروف حركة المرور، والتأخيرات المحتملة. تجنب تحديد مواعيد اجتماعات متتالية في مواقع متباعدة.خصص وقتًا للراحة وتناول الوجبات: تذكر أنك إنسان وتحتاج إلى وقت للراحة واستعادة طاقتك. احرص على تخصيص وقت لتناول الوجبات والحصول على قسط كافٍ من النوم.ضع في اعتبارك تغيرات المناطق الزمنية: إذا كنت ستسافر جوًّا عبر مناطق زمنية مختلفة، فامنح نفسك بعض الوقت للتأقلم. فقد يؤثر «اختلاف التوقيت على إنتاجيتك وقدرتك على تقديم أفضل أداء.النصيحة 2: خطط مسبقًا
إن مفتاح النجاح في إدارة الوقت أثناء السفر للعمل يبدأ بالتخطيط الدقيق.قبل السفر:- أدرج جميع المهام والاجتماعات التي يتعين عليك إنجازها.
- افصل بين المهام التي لا بد من إنجازها وتلك التي يُفضل إنجازها.
- ضع جدولاً يخصص أوقاتًا محددة لكل مهمة.
- حدد أولويات مهامك وحدد إطارًا زمنيًا محددًا لإنجازها. فهذا يساعد على ضمان الاستفادة القصوى من الوقت ويقلل من أي ضغط نفسي قد ينشأ عن تأجيل الأمور حتى اللحظة الأخيرة.
النصيحة 3: استفد إلى أقصى حد من وقت السفر
يُعد الوقت الذي يقضيه المسافر في التنقل أحد أكبر التحديات التي تواجهه أثناء السفر لأغراض العمل. وسواء كنت على متن الطائرة أو تنتظر في المطار، استغل هذه اللحظات لمتابعة رسائل البريد الإلكتروني، أو قراءة تقارير القطاع، أو إنجاز المهام التي لا تتطلب اتصالاً مستقراً بالإنترنت.
فكر في إنشاء مكتب متنقل مزود بالأدوات الأساسية مثل جهاز كمبيوتر محمول أو جهاز لوحي أو دفتر ملاحظات.
استفد من خدمة الواي فاي المتوفرة على متن الطائرة وقم بتنزيل المواد الضرورية المتعلقة بالعمل مسبقًا. وباتباع هذه الطريقة، ستوفر الوقت أثناء تنقلك وستبدأ مبكرًا في إنجاز مهامك.
إذا كنت مسافرًا دوليًا أو لديك عدة رحلات متصلة، فخطط لفترة واحدة على الأقل من العمل الذي لا يتطلب تركيزًا كبيرًا (المهام الإدارية فقط). الإرهاق المعرفي حقيقة واقعة، وإجبار النفس على العمل المكثف أثناء الرحلات الطويلة غالبًا ما يؤدي إلى نتائج عكسية.
النصيحة الرابعة: استخدم أسلوب «تقسيم الوقت»
يعني «تقسيم الوقت» تخصيص فترات زمنية محددة لمهام مختلفة. وهذا يساعدك على الحفاظ على تركيزك ويمنع القيام بمهام متعددة في آن واحد، مما يؤدي في النهاية إلى تعزيز الإنتاجية. حدد ساعاتك الأكثر إنتاجية وخصصها للأنشطة المهمة المتعلقة بالعمل. وقم بجدولة المهام الأقل صعوبة في الأوقات التي قد تكون فيها متعبًا أو أقل تركيزًا.جرب هذا الهيكل البسيط المكون من كتل والذي يسهل حمله أثناء السفر:
● يوم الوصول: بعض الأعمال الإدارية البسيطة + النوم مبكرًا ● أيام الاجتماعات: فترة «عمل مكثف» مدتها 60–90 دقيقة قبل الاجتماعات + فترة تلخيص مدتها 30 دقيقة ● يوم المغادرة: صندوق الوارد خالٍ + ملخص الخطوات التاليةالنصيحة رقم 5: استخدم التكنولوجيا
يمكن أن تكون التكنولوجيا أفضل صديق لك عند السفر في مهام عمل. استفد من التطبيقات والموارد مثل Google MapsوZoom أوTrello بشكل فعال. فهي تساعدك في تنظيم خطط السفر، بما في ذلك تفاصيل رحلاتك الجوية وحجوزات الفنادق. وقد صُممت هذه التطبيقات لمساعدتك في الحفاظ على التنظيم وتوفير الوقت وتجنب أي ارتباك.استخدم تطبيقات التقويم لتخطيط اجتماعاتك وفعالياتك بفعالية. تساعد أدوات إدارة المشاريع في متابعة التقدم المحرز. ويمكن لأدوات الأتمتة تبسيط المهام المتكررة وتسريع إنجازها (مثل القوالب الخاصة بملاحظات الاجتماعات ورسائل البريد الإلكتروني للمتابعة).استفد من التكنولوجيا للتواصل مع فريقك أو عملائك عبر مؤتمرات الفيديو أو الرسائل أو البريد الإلكتروني. فهذا يوفر الوقت ويمكن أن يقلل من الحاجة إلى الاجتماعات المباشرة.النصيحة السادسة: يساعد التخلص من عوامل التشتيت في إدارة الوقت أثناء السفر لأغراض العمل.
قد تشكل عوامل التشتيت عائقًا أمام الإنتاجية أثناء السفر في مهام العمل. فوسائل التواصل الاجتماعي ورسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية تستهلك وقتك وتشتت انتباهك. ولهذا السبب، من الضروري تقليل عوامل التشتيت قدر الإمكان.أوقف تشغيل إشعارات هاتفك أو ضع هاتفك في وضع الطيران أثناء الاجتماعات أو عند القيام بمهام مهمة. خصص أوقاتًا محددة خلال اليوم لتفقد بريدك الإلكتروني أو مواقع التواصل الاجتماعي. سيساعدك ذلك في الحفاظ على تركيزك وتحقيق أقصى استفادة من وقتك.النصيحة 7: حدد أولويات المهام باستخدام قاعدة «الثلاثة الأوائل»
ليست جميع المهام متساوية. لإدارة مهامك بفعالية أثناء رحلة العمل، حدد أولويات المهام التي تتطلب اهتمامًا.كل صباح، حدد أهم 3 نتائج تريد تحقيقها في ذلك اليوم. فإذا تم إنجاز هذه النتائج الثلاث، فإن اليوم يُعتبر ناجحًا حتى لو حدثت اضطرابات في السفر.النصيحة رقم 8: قم بتفويض المهام بمسؤولية (وقم بتوثيق عمليات تسليم المهام)
إذا كان لديك فريق، فقم بتفويض المهام التي يمكن إنجازها في غيابك. إن إسناد المسؤوليات إلى فريقك يعزز قدراتهم ويضمن إنجاز المهام الأساسية حتى عندما تكون مسافرًا. ويُعد التواصل الواضح والتوقعات المحددة بوضوح أمرين أساسيين لنجاح عملية التفويض.اجعل عملية تفويض المهام «مناسبة للسفر»: حدد المسؤولين والمواعيد النهائية ومكانًا واحدًا لتتبع المستجدات (سلسلة رسائل بريد إلكتروني واحدة، لوحة واحدة، مستند واحد).النصيحة التاسعة: خصص وقتًا احتياطيًا
قد تكون رحلات العمل غير متوقعة، حيث قد تتعرض للتأخير أو للاجتماعات التي تُعقد في اللحظة الأخيرة أو للتحديات غير المتوقعة. لذا، احرص على تخصيص وقت احتياطي في جدولك الزمني لمواجهة هذه الظروف غير المتوقعة. فهذا يقيك من التوتر ويسمح لك بالتعامل مع المشكلات غير المتوقعة دون أن يؤثر ذلك سلبًا على خط سير رحلتك.
الخلاصة
يتطلب إتقان فن إدارة الوقت أثناء السفر للعمل التخطيط والمرونة والانضباط. ويمكن أن يؤدي اتباع التوصيات الواردة في هذه المدونة إلى تحسين تجارب سفرك بشكل ملحوظ. ستتمكن من الحفاظ على تنظيم جدول رحلتك والاستفادة القصوى من رحلات العمل من خلال تعزيز الإنتاجية إلى أقصى حد.تذكر أن تعتني بنفسك، وأن تحافظ على تنظيم أمورك، وأن تدير وقتك بفعالية.رحلة سعيدة!المصادر ومزيد من القراءة
مجلة هارفارد للأعمال (HBR) (الأبحاث والممارسات المتعلقة بـ الإنتاجية وإدارة الوقت)
مركز السيطرة على الأمراض (CDC): النوم واضطرابات النوم (أساسيات النوم التي تدعم الأداء والتركيز)
